Главная Полезно Рефераты‹ Ссылки Статьи Контакты

Внимание!!!
Все материалы сайта защищены авторским правом, содержат на момент размещения не менее 60% оригинального текста. Материалы предназначены только для выполнения собственной студенческой работы. Любое воспрозведение или иное использование запрещено законом
Кроме того, просим терпимее относиться ко всем видам рекламы на сайте. Так как за счет её и существует наш проект. Спасибо за понимание и удачи вам в поиске нужной информации.
Делопроизводство
Контрольная работа


Содержание

1. Информативность и убедительность делового письма. Служебный речевой документ. Написание числительных. 3
2. Правила оформления реквизитов 6
3. Правила подготовки организационно-распорядительных документов 12
4. Студенческие документы 19
5. Распорядительные документы 20
5.1. Приказы по основной деятельности 20
5.2. Приказы по личному составу 22
6. Справочно-информационные документы 25
7. Документы, входящие в состав личного дела 26
8. Деловое письмо 27
9. Переписка с иностранным корреспондентом 28
10. Организация и анализ делопроизводства 30
11. Теле-, видео-, конференцсвязь 31
Список использованных источников 37




1. Информативность и убедительность делового письма. Служебный речевой документ. Написание числительных.

Приемы повышения информативности и убедительности Информативность деловой корреспонденции достигается применением сложившихся языковых формул. Выбор то, или иной конструкции в большей степени зависит от смыслового содержания письма. Иначе говоря, смысловым ядром информативности являются стандартные синтаксические конструкции.
Такое качество, как убедительность достигается выполнением следующих условий:
- доказательность письма, т.е. аргументация решений, (Согласно договору №…);
- использование стандартных синтаксических конструкций, которые облегчают восприятие текста, а также для предложений объемной информации в виде одного распространенного предложения.
- адресат должен чувствовать личное отношение автора к описываемым фактам
(С благодарностью подтверждаем получение вашего предложения, благодарим Вас).
Наиболее ярко этот фактор проявляется в нерегламентированных письмах. Каждое из представленных деловых писем является многоаспектным. Для повышения убедительности в них использованы стандартные синтаксические конструкции. А также из всех писем видно, что автор письма заинтересован в рассматриваемой проблеме. Другими словами представленная корреспонденция удовлетворяет условиям убедительности.
Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель - основа коммуникативного успеха, то, пожалуй, самым важным среди факторов речевой ситуации является фактор цели. Цель подается в виде речевой формулы, ключевым словом которой является глагол-действие: напоминаем, сообщаем, приглашаем ...
Фактор адресата влияет на выбор этикетных фраз. В случае если адресат не очень хорошо известен, для обращения используется формула Уважаемый г-н Диванов. Иначе, обращение должно содержать имя и отчество адресата: Уважаемый Александр Николаевич.
Фактор адресата непосредственным образом связан и с выбором тональности письма. Однако речевые формулы ввода информации универсальны.
Коммуникативные роли — это роли инициатора письменного диалога и отвечающей стороны. Инициативные письма требующие ответа, - в деловой практике это коммерческие письма (письмо-предложение - ответ на предложение; письмо-просьба - ответ на просьбу; письмо-запрос - ответ на запрос; рекламация - ответ на рекламацию). Остальная деловая корреспонденция обязательного ответа не требует.
Ролевые позиции инициатора и ответчика реализуются в тексте письма в виде устойчивых формул ввода сообщения:
Обращаемся к Вам с просьбой.
В ответ на Вашу просьбу.
Причем в письмах-ответах обязательно повторяются формулировки инициативного письма. Например, письмо-ответ, содержащее отказ в просьбе или отклонение предложения, составляется по схеме:
1) повторение просьбы;
2) причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
3) констатация отказа или отклонения предложения.
Употребление риторических фигур в рекламных письмах. Риторическое обращение выделяет важные смысловые позиции текста. Уважаемый клиент! Цель использования этого приема - определение его адресации.
Соблюдение норм речевого этикета — необходимое условие ведения любого делового разговора. Основу речевого этикета составляет веж­ливость, которая в обязательном порядке предполагает прежде всего ПРИВЕТСТВИЕ. С древних времен люди оказывают друг другу по­чтение посредством приветствий.
Речевой служебный этикет требует, чтобы ко всем членам коллектива применялись одинаковые критерии оценки их работы. Начальник, который оценивает работу в зависимости от личных симпатий и антипатий или каких-либо иных, не относящихся к деловым отношениям признаков, обнаруживает едва ли не самое отрицательное для него качество - несправедливость. Поэтому к подчиненным наиболее целесообразен принцип эмоциональной нейтральности, обязывающий ко всем сотрудникам относиться ровно, вне зависимости от личных симпатий и антипатий.
Особенно щепетильным руководителю следует быть с подчиненными во внеслужебных отношениях. Личные просьбы руководителя к подчиненному, если они с готовностью выполняются, нередко порождают двусмысленные отношения. Оказавший мелкую услугу ждет, что начальник перестанет замечать его мелкие, а то и не мелкие нарушения. Если между руководителем и подчиненным существуют прочные товарищеские или даже дружеские отношения, то личные просьбы, как правило, носят взаимный характер и при наличии принципиальности того и другого не могут нанести ущерба делу. Положительные оценки деятельности подчиненных, выраженные в самых разных формах, - одно из наиболее важных средств морального стимулирования труда. Даже простое «спасибо» или «благодарю», сказанное руководителем, и не обязательно в присутствии других людей (что, конечно, желательно), а с «глазу на глаз» подчиненному, уже есть та положительная оценка, которая становится моральным стимулом для работника. Важно при этом знать, что поощрение в любой форме не должно откладываться, а следовать непосредственно за тем, что явилось поводом для него.
Если речь идет о добром слове руководителя, то надо иметь в виду не только похвалу за хорошо сделанную работу, но и любое иное проявление человеческой теплоты. Так, внимательный к сотрудникам руководитель не забудет поздравить их с наступающим праздником; он помнит знаменательные для сотрудников даты, особенно годовщины трудовой деятельности, и понимает, что даже небольшой знак внимания к человеку способствует созданию атмосферы взаимного уважения и доверия.
Существуют два разряда числительных: количественные и порядковые.
Количественные числительные, которые могут обозначать или число, или количество предметов как совокупность (собирательные числительные), или неопределенное количество. В текстах числа, как правило, записываются цифрами.
Чтобы избежать возможных ошибок, наряду с цифровыми обозначениями следует давать и их словесные варианты, разумеется, в соответствующих падежных формах.
Употребление собирательных и порядковых числительных носит разговорную окраску, поэтому в деловой корреспонденции они крайне редки. В данном случае их нет вообще.
По составу выделяют числительные простые (состоят из одного слова: полтора), сложные (состоят из нескольких слов: двух тысяч). В большинстве случаев они стоят в именительном падеже.


Задать вопрос                                                      

2. Правила оформления реквизитов
Какие виды печатей применяют при удостоверении документов? Каковы требования, предъявляемые к их изготовлению? Какие существуют варианты проставления оттиска печати на документах? На каких документах ставится гербовая печать? Охарактеризовать лексические ошибки (плеоназмы, тавтология и др.)

Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения документов является подписание, утверждение и проставление печати.
Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (юридической силы). Применяются печати гербовые и простые. На гербовой печати должно быть воспроизведено полное наименование в соответствии с утвержденным и зарегистрированным Уставом (положением) об организации.
Гербовая печать организации ставится на документах: удостоверяющих права лиц; устанавливающих факты, связанные с расходованием денежных средств и материальных ценностей; на уставах, положениях, доверенностях, договорах и других документах, наличие оттиска печати на которых предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Гербовой печатью организации удостоверяются подписи руководителей организации и их заместителей.
Простая печать - это печать организации или ее структурного подразделения без полного (сокращенного) воспроизведения наименования, которой удостоверяются копии документов, направляемых в сторонние организации; размноженные экземпляры распорядительных документов (при их рассылке), справках о месте работы, листках нетрудоспособности и т.п.
При заверении документа или его копии печатью, ее следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала наименование должности лица, подписавшего документ, например:
Директор завода личная подпись О.А. Иванов
Каждая организация на основе законодательства, а также руководствуясь перечнем основных видов документов, применяемых в организациях, должна разработать перечень документов, на которые ставится гербовая печать, и утвердить список лиц, подписи которых заверяются гербовой печатью.
Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на угловых штампах государственных предприятий, организаций и учреждений республиканского и местного подчинения, под ним - наименование министерства, главного управления (управления) и наименование юридического лица.
Текст, изображаемый на угловом штампе министерства, другого республиканского органа государственного управления, иного юридического лица должен соответствовать тексту, изображенному на печати субъекта хозяйствования. Если угловой штамп изготавливается на двух языках, то слева пишется текст на белорусском языке, а справа - на русском. Юридический адрес и другие реквизиты на штампе указываются на одном языке.
Все виды печатей и штампов должны изготавливаться по установленным стандартам в соответствии с технологией предприятия и не должны превышать следующих размеров:
печать круглой формы с текстом на одном языке: 38-40 миллиметров;
печать круглой формы с текстом на двух языках: 40-45 миллиметров;
угловой штамп: 45 на 75 миллиметров.
Овальный штамп изготавливается предприятием по образцам (эскизам) заказчика, при этом разница между размерами сторон (ширина, высота) не должна быть менее 20 миллиметров.
Описание текста печатей и угловых штампов должно строго соответствовать официальному наименованию юридического лица или индивидуального предпринимателя, определенному в документах, указанных в подпунктах 38.2, 38.4 Инструкции, свидетельстве о государственной регистрации индивидуального предпринимателя. Не допускаются в тексте печатей и угловых штампов такие сокращения организационно-правовых форм юридического лица или индивидуального предпринимателя, как ООО, ОДО, ЗАО, УП, ИП, СП и так далее.
Официальные названия государственных органов, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей в тексте печатей и штампов выполняются на белорусском и (или) русском языках. В наименования юридических лиц, индивидуальных предпринимателей не могут включаться слова и символы иных алфавитов. Разрешается изготовление печатей на белорусском и русском языках. При этом все реквизиты указываются на двух языках.
Юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям запрещается размещать заказы на изготовление печатей и штампов на предприятиях, находящихся за пределами территории Республики Беларусь.
Сегодня применяются различные виды оттисков.
Печать может быть только круглой. Она имеет юридическую силу и изготавливается только по разрешению.
Штамп может быть прямоугольный, овальный, квадратный или треугольный, не требует утверждения и содержит любую информацию, например, реквизиты вашей компании. Штампы приходят на помощь многим сотрудникам организации. Они не обязательны, но очень удобны при заполнении многих документов, где приходится писать от руки реквизиты фирмы, банковские счета, адрес и другие данные. Штампы решают эту проблему!
Датер — штамп, предназначенный для нанесения даты. Часто датер используют для маркировки продукции. Наиболее распространенный вид маркировки — время и дата выпуска, конечный срок реализации, номер продукта или партии.
Нумератор удобен для нанесения цифр различной высоты и количества. С помощью нумератора можно изменить набор цифр. Нумератор также используют при маркировке различных видов продукции.
Факсимиле – это штамп, на котором изображена подпись руководителя или другого официального лица.
Очень удобно использовать клише, когда, например, приходится подписать не одну сотню документов, а времени не хватает. С помощью факсимиле эту операцию можно перепоручить другому. К тому же, если Вы или Ваш руководитель часто отсутствуют, то срочные документы всегда могут быть заверены.
Оснастки. На все виды печатей и штампов существует большое количество оснасток. Оснастку можно выбрать определив, как печать или штамп будет использоваться и храниться. Для частого и более удобного использования несомненно надо выбирать автомат.
Автоматическая оснастка. Автомат — оснастка со встроенной подушкой, ставится без предварительного обмакивания в чернила.
Деревянная оснастка. Если штамп используется крайне редко, то возможен вариант деревянной ножки, но при этом необходимо использовать отдельно штемпельную подушку.
Примерный перечень документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 февраля 1993 г. № 100 (далее – постановление № 100). В него включены:
свидетельства о регистрации актов гражданского состояния;
паспорта и другие документы, удостоверяющие личность;
трудовые книжки;
документы об образовании;
уставы (положения) предприятий, учреждений и организаций;
договоры;
доверенности и иные документы, удостоверяющие права физических и юридических лиц;
образцы оттисков печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово­хозяйственных операций;
акты (приема законченных строительством объектов, выполненных работ и др.);
командировочные удостоверения;
иные документы, на которых воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено нормативными актами Республики Беларусь.
Гербовая печать ставится на документах, на которых оттиск печати предусмотрен законодательством Республики Беларусь, а также на других документах с учетом важности их содержания (п. 9 Положения о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424, с последующими изменениями и дополнениями).
Печатью в трудовой книжке заверяются раздел «Сведения о работнике» (титульный лист) и запись об увольнении работника в разделе «Сведения о работе» (п. 18 и 45 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30, с последующими изменениями и дополнениями).
Печатью заверяются также архивные справки, выдаваемые на основании документов, хранящихся в архиве организации. Соответствующий порядок определен в Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5.
В соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – СТБ 6.38-2004) подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, связанных с расходованием денежных и материальных ценностей. СТБ 6.38-2004 также установлено, что печать должна проставляться на заверительных подписях на копиях документов при их пересылке в другие организации или передаче на руки.
Печатью должны заверяться также все копии документов, оформленных на гербовом бланке, при тиражировании их средствами оперативной полиграфии (ксерокса) для рассылки. Копии таких документов могут заверяться как гербовой печатью, так и простой печатью (например, структурного подразделения или для заверения копий документов) (п. 9 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172; в редакции постановления Совета Министров от 13 января 2007 г. № 38).
Перечисленные выше нормативные акты, определяющие перечень документов, на которых проставляется печать, не исчерпывающий. Кроме того, постановлением № 100 министерствам и иным государ­ственным органам, в том числе местным, разрешено определять для подведомственных организаций перечень документов, на которых может ставиться печать, с учетом важности содержания этих документов.
Несмотря на то что перечень документов, подлежащих удостоверению печатью, достаточно велик, на практике проставление печати иногда оказывается излишним. Например, в ряде случаев организации заверяют печатью информационные письма, письма-запросы и письма-ответы, первые экземпляры приказов и т.д.
Из исходящих документов проставление печати необходимо на гарантийных письмах (связанных с расходованием денежных ценностей), личных справках при выдаче их на руки гражданам или направлении в другие организации (удостоверяют права, свободы и обязанности физических лиц), ксерокопиях приказов (распоряжений), изданных на гербовых бланках, при передаче их в подведомственные организации, и т.п.
Речевая избыточность, или многословие, проявляется в употреблении большего количества слов, чем требуется для выражения мысли. Многословие может быть вызвано плеоназмом, тавтологией, употреблением слов, ничего не прибавляющих к сказанному, и т.д.
Плеоназм (от греч. pleonasmos излишество) "употребление в речи близких по смыслу и потому логически излишних слов: лично я, в общем и целом, поступательное движение вперед (поступательное движение и есть движение вперед), свободная вакансия (вакансия означает "свободное место") и т.п." . Плеоназмы используются в речи для усиления ее выразительности, но нередко их употребление является результатом небрежного отношения говорящего к языку, незнания семантики слова, неумения или нежелания вдуматься в смысл сказанного. К речевым ошибкам чаще всего приводит употребление плеонастических сочетаний, содержащих иноязычные слова, семантика которых недостаточно точно известна говорящему: хронометраж времени (хронометраж 'измерение затрат времени на что-либо'), прейскурант цен (прейскурант 'текущие цены'), первый лидер (лидер 'первый, ведущий'), странный парадокс (парадокс 'странное мнение, расходящееся с общепринятыми') и др. Немало плеоназмов, в составе которых исконно русские слова: главная суть, рыбная уха, падает книзу, впервые знакомиться, чрезвычайно громадный, очень крохотный, несколько побыстрее и т.д.
Плеонастической является речь, в которой неоднократно повторяется одна и та же мысль, выраженная с помощью различных языковых средств. Мысль можно повторять намеренно, чтобы обратить на нее особое внимание читателя или слушателя. От такого повторения мысли следует отличать небрежность в построении речи, навязчивое разъяснение того, что известно адресату (речевое "топтание на месте").
Тавтология (греч. tautologia, от tauto то же самое и logos слово) повторение однокоренных слов или одинаковых морфем. Тавтология может быть и тонким стилистическим приемом, и речевой ошибкой. Примеры речевых ошибок: организовать организацию, изобразить образ, приблизиться ближе, полностью заполнить. К тавтологии как речевому недостатку часто приводит неумение пользоваться синонимами. Например: Жители Калинова живут скучной однообразной жизнью. Однако повторение однокоренных слов не всегда является речевым недостатком. Тавтология в предложении неизбежна, если в языке нет другого равнозначного слова (варить варенье, закрыть крышка, цвести цветы, чай чайник, тренер тренировать, редактор редактировать). Например: Агафья Карповна варила варенье из черной смородины (В. Кочетов). Иногда неизбежны тавтологические сочетания при употреблении составных терминов: словарь иностранных слов, учащиеся педагогического училища, звеньевая первого звена и др. Тавтология и плеоназмы не являются речевыми ошибками в выражениях фразеологического характера: в конце концов, мал мала меньше, вокруг до около, видеть своими собственными глазами и т.п. Смысловая избыточность сочетаний типа один-одинешенек, звезда-зорька, поить-кормить, видимо-невидимо и подобных, нейтрализована их поэтичностью и экспрессивностью.
К тавтологии близки лексические повторы одних и тех же слов, стилистически немотивированное употребление которых свидетельствует о неумении автора пользоваться синонимическими богатствами языка, четко и лаконично выражать мысль. Например: Если анализировать с точки зрения стилистического употребления и экспрессивной окраски такие, например, синонимические ряды, как лгать врать заливать сочинять или желать хотеть жаждать алкать, то можно заметить, что слова, составляющие эти синонимические ряды, оказываются разнородными по своему стилистическому употреблению и экспрессивной окрашенности.
Об этом можно сказать короче и яснее, устранив при том лексические повторы: Слова таких, например, синонимических рядов, как лгать врать заливать сочинять или желать хотеть жаждать алкать, различаются стилистическим употреблением и экспрессивной окраской.
Речевая избыточность может проявляться в употреблении слов, ничего не прибавляющих к содержанию высказывания, даже в узком контексте: незаконное растаскивание государственного имущества, обмен имеющимся опытом, прожить всю свою жизнь в деревне и т.п.
Речевая избыточность проявляется также в излишней, второстепенной информации, затемняющей смысл основного высказывания. Избыточная информация, многословное объяснение свидетельствуют о неумении говорящего (пишущего) сосредоточиваться на главном, выразить мысль кратко.


Задать вопрос                                                      

3. Правила подготовки организационно-распорядительных документов
Когда возникает необходимость в составлении протокола? Состав реквизитов. Технология создания. Требования к вводной и основной частям текста. Допускается ли заканчивать текст приказа по основной деятельности формулировкой «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой»?

В ряду управленческих документов особое место принадлежит протоколам. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Нужно иметь в виду, что в деятельности организаций и предприятий часто составляются документы под названием «Протокол», однако они не подпадают под приведенное определение. Так, в области договорных отношений составляются протоколы о намерениях, протоколы разногласий, протоколы согласований; в числе основных документов общего собрания акционеров законодательство называет протоколы счетной комиссии и т.д. Подобные разновидности протоколов сходны по своему назначению с актами: они фиксируют и подтверждают факты или события. Поэтому на них не распространяются правила.
Протоколы составляются в любой организации, где есть временные или постоянно действующие коллегиальные органы, комиссии и т.п. Формой их деятельности является обсуждение тех или иных вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений, часто голосованием.
Типовые требования к составлению протокола
В обобщенном виде порядок составления протокола сводится к следующему.
При подготовке к заседанию или собранию:
формулируются вопросы повестки дня, то есть те вопросы, по которым должны быть приняты решения;
определяется состав основных докладчиков;
подбираются соответствующие материалы, например, проекты документов, которые требуют обсуждения и утверждения, тексты докладов и т.п.
Во время заседания секретарем ведется запись хода обсуждения вопросов повестки дня и принимаемых по ним решений. Наиболее важные заседания могут стенографироваться, доклады и выступления – записываться на диктофон. Все эти материалы являются основой для последующего составления протокола.
Заголовочная часть протокола
Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги с реквизитами, которые соответствуют общему бланку. В их составе:
фирменное наименование организации;
название вида документа;
дата;
индекс;
место составления документа.
При оформлении всех реквизитов, включая реквизиты бланка, нужно учитывать определенные правила. Только это может обеспечить документу юридическую силу.
Фирменное наименование – это полное наименование организации на русском языке, закрепленное учредительными документами.
ФЗ «Об акционерных обществах» определил, что общество обязано иметь полное и вправе иметь сокращенное фирменное наименование, включающее, в том числе, указание на тип общества (открытое или закрытое). Таким образом, если общество зарегистрировало наряду с полным и свое сокращенное наименование, оно вправе помещать его на свои бланки/ Название вида документа (ПРОТОКОЛ) печатается прописными буквами под наименованием организации и отделяется от него одним межстрочным интервалом.
При проставлении даты на протоколе следует иметь в виду, что дата заседания и дата окончательного оформления и подписания документа практически всегда различаются.
По общим требованиям протокол должен оформляться не позднее чем через 5 дней после даты заседания. Но закон «Об акционерных обществах» ввел иные сроки: для протокола заседания совета директоров максимальный период подготовки составляет 3 дня, а для протокола общего собрания акционеров – 15 дней после окончания собрания.
Нужно знать, что во всех случаях на протоколе проставляется дата заседания, а не подписания.
В случае если заседание продолжается не один день, в протоколе следует указывать даты его начала и окончания: «10–12.01.2007», или полностью: «10.01.2007 – 12.01.2007».
Индекс проставляется на одной строке с датой и обозначает порядковый номер заседания в пределах календарного года: «№ 02» или «№ 12».
Порядковые номера присваиваются отдельно по каждой группе протоколов, которые составляются в организации: отдельно нумеруются протоколы общих собраний акционеров; протоколы заседаний совета директоров; протоколы заседаний правления и т.д.
Еще одним реквизитом общего бланка (и реквизитом типового формуляра протокола) является «место составления документа». Нужно обратить внимание на то, что в данном случае этот реквизит означает не место нахождения организации, а место, где реально состоялось заседание. Название соответствующего населенного пункта указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Кроме того, оно должно включать в себя только общепризнанные сокращения, например:
Расположение всех рассмотренных реквизитов зависит от того, какой бланк протокола используется в данной организации: с продольным или угловым расположением реквизитов. Выбор способа расположения реквизитов остается за организацией и не влияет на юридическую силу составленного на бланке документа.
Заголовок протокола – это важнейший поисковый признак, он призван помогать быстро и с наименьшими затратами находить нужный документ. Государственный стандарт (ГОСТ Р 6.30-2003) трактует понятие «заголовок к тексту» как «краткое содержание документа». В этом случае заголовок отвечает на вопрос «о чем говорится в документе?».
Однако для многих видов документов невозможно сжато определить их краткое содержание, так как они отражают, как правило, несколько разноплановых вопросов. К такой группе документов относится и протокол. Поэтому заголовок к тексту любого протокола отвечает на вопрос «чего?», содержит указание вида коллегиальной деятельности (собрания, заседания и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже. Такой заголовок вместе с датой и индексом позволяет быстро находить необходимую информацию.
Текст
Самым главным в любом документе является его содержание (текст).
Текст протокола четко структурирован. Это означает, что независимо от вопросов, включенных в повестку дня заседания или совещания, хода их обсуждения, принимаемых решений текст документа будет состоять из определенных частей, расположенных в одинаковой последовательности.
Текст протокола делится на две части:
вводная часть, в которой указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря собрания; сведения о присутствующих на собрании и повестка дня (эти данные предваряют основную часть текста, как бы «вводят» в нее);
основная часть, которая отражает ход обсуждения вопросов повестки дня и фиксирует принимаемые решения.
Итак, вводная часть протокола начинается с указания, кто является председателем и секретарем данного собрания или заседания. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатают от границы левого поля через два интервала от заголовка к тексту. После тире указывают их инициалы и фамилии:
Далее располагаются сведения о количестве и персональном составе присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиального органа. Их фамилии и инициалы помещаются в алфавитном порядке после слова «Присутствовали». Эта информация также располагается от границы левого поля.
Однако таким образом оформляется состав присутствующих, если их количество не превышает 15-ти человек. При оформлении протоколов заседания с числом участников более 15-ти указывают их количественный состав и делают отметку о том, что список (лист регистрации) прилагается к протоколу. Образец такой надписи дан в Примере 9. А в Примере 10 показан лист регистрации (он может называться «Явочный лист» и т.п.) участников заседания (или собрания), который включает и личные подписи присутствующих. При этом количество реальных участников отмечается в итоговой записи.

Для принятия решений на собрании необходим кворум, то есть тот необходимый минимум участников, который делает правомочными принятые решения. Поэтому часто в протоколах делают отметку о наличии кворума, указывая общий количественный состав коллегиального органа и реальное количество присутствующих на собрании, например:
Помимо постоянных членов коллегиального органа, обязанных присутствовать на совещании или заседании, на него могут быть специально приглашены должностные лица, которые по роду деятельности связаны с обсуждаемыми вопросами. Данные о приглашенных на заседание обязательно должны быть зафиксированы в протоколе:
Следует обратить внимание на то, что при оформлении рассмотренного блока сведений не указывают должности председателя, секретаря собрания и присутствующих на нем постоянных членов коллегиального органа. Что касается приглашенных, то в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, изданных автором стандарта, Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела, содержится рекомендация перечислять их фамилии в алфавитном порядке также без указания должностей. Однако традиционно в управленческой практике при оформлении протоколов должности приглашенных, как правило, указывают. Это не случайно, так как упоминание только фамилий не раскрывает всей полноты информации об участниках. Вместе с тем часто бывает важно показать, какие именно должностные лица могут или должны участвовать в решении конкретных вопросов.
Вводная часть протокола заканчивается перечнем вопросов, которые обсуждались на заседании. Он начинается словами «Повестка дня:» и располагается на два-три интервала ниже списка участников от границы левого поля.
Каждый вопрос повестки дня начинается с предлога «О» («Об») и отвечает на вопрос «О чем?». Вопросы нумеруются арабскими цифрами и содержат указание на докладчиков по каждому вопросу:
Основная часть протокола делится на разделы, которые должны точно соответствовать вопросам повестки дня и так же нумероваться. В свою очередь, текст каждого раздела выстраивается по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ.
Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер соответствующего раздела (вопроса повестки дня). Остальные части (ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ) не нумеруются.
В части «СЛУШАЛИ» указывают фамилию и инициалы основного докладчика в соответствии с повесткой дня, далее через тире – содержание его доклада:
Если доклад большой и содержит значительный объем важной информации, предпочтительнее подготовить его текст заранее и передать секретарю собрания. В этом случае текст доклада прикладывается к протоколу, в котором дается ссылка на это приложение. Например:
В части «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы всех выступивших по данному вопросу и краткое содержание их выступлений. По ключевым вопросам важно отразить в протоколе все мнения, весь ход обсуждения. Поэтому если докладчикам и выступающим в прениях задавались вопросы, после каждого выступления они фиксируются вместе с ответами в порядке поступления.
Слово «ВЫСТУПИЛИ», как и слова «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), пишется от границы левого поля. Фамилии выступающих и содержание выступлений указываются с абзаца с новой строки.
Оформление вопросов четко не установлено. В практике можно встретить несколько вариантов:
Сначала пишется слово «Вопрос:» (или «Вопросы:»), далее с новой строки указывается фамилия задавшего вопрос, после тире формулируется сам вопрос и на следующей строке – ответ на него После слова «Вопрос:» записывается только сам вопрос без указания фамилии лица, задавшего его
Слово «Вопрос:» не пишется. С красной строки записывается сам вопрос и ниже – ответ на него. В этом случае фамилию задавшего вопрос также допускается не указывать, однако лучше ее все-таки записать. Это позволит отделить вопрос от текста выступления
Однако выступлений, помимо основного доклада, может и не быть. В этом случае часть «ВЫСТУПИЛИ» из текста выпускается, и раздел будет состоять только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).
Завершает каждый раздел принятое решение по данному вопросу. Оно записывается после слова «ПОСТАНОВИЛИ:» или «РЕШИЛИ:». Оба слова являются начальными элементами постановляющей части протокола и имеют равноценное значение.
Записываемые решения должны быть краткими, точными, не допускающими их двоякого толкования. Если решений по одному вопросу несколько, они формулируются как несколько пунктов, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами:
Важно обратить внимание на то, что решения носят распорядительный характер. Поэтому они должны формулироваться с использованием модели, характерной для распорядительных документов. Модель состоит из указания на дальнейшие действия, отвечающего на вопрос «что сделать?», исполнителя (ответственного за исполнение) и срока исполнения.
Однако не всегда перечисленные составляющие могут или должны использоваться в протоколе. Так, сообщение, сделанное на совещании, может быть просто принято к сведению присутствующими или принимается решение об утверждении какого-либо документа. В этих случаях формулировка решения будет соответствовать модели «Что сделать» .
Если же в решении содержится указание на проведение дальнейших действий, должен быть указан их исполнитель (исполнители) или ответственный за исполнение и срок исполнения .
Есть еще одна важная особенность принятия решений на собраниях или заседаниях, которая обязательно должна учитываться при оформлении протокола: некоторые решения принимаются путем голосования. Так, например, обязательно голосуют за принимаемые решения на заседаниях совета директоров, обязательным является и голосование при определении кандидатуры для занятия выборной должности. В этих случаях в протоколе после соответствующего решения указываются результаты голосования . Если же все присутствующие проголосовали за принимаемое решение, результаты голосования можно обозначить иначе.
Протокол подписывается после того, как его текст окончательно отредактирован, выверен и оформлены все разделы, соответствующие повестке дня собрания. Документ подписывают председатель и секретарь собрания. Подписи располагают от границы левого поля, отделив их от текста двумя- тремя межстрочными интервалами.
Юридическую силу протокол приобретает только при наличии этих двух подписей. Это общепризнанная практика, которая закреплена в ряде законодательных и нормативных актов. В частности, по нормам ФЗ «Об акционерных обществах» протокол общего собрания акционеров составляется в 2-х экземплярах и оба они должны быть подписаны председателем и секретарем собрания.
Вместе с тем этот же закон устанавливает иной порядок подписания протокола заседания совета директоров акционерного общества: протокол подписывается только председательствующим на заседании, и он один несет ответственность за правильность составления документа. Такая норма представляется спорной, так как записи, отражающие ход заседания, ведет секретарь, именно он должен грамотно отредактировать их и оформить проект протокола. Из чего следует, что не только председатель, но и секретарь отвечает за составление протокола. Об этом и должна свидетельствовать его подпись под документом.
Протокол является внутренним распорядительным документом, поэтому его удостоверения печатью обычно не требуется.
Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению руководителем организации (например, протокол заседания технического совета, экспертной комиссии и т.д.). Утверждение оформляется грифом в верхнем правом углу: после слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности (без упоминания наименования предприятия, т.к. оно присутствует в заголовочной части документа) проставляется личная подпись, ее расшифровка и дата утверждения.
Формулировка «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» некорректна. Пункт 99 Инструкции по делопроизводству запрещает ее: "Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".

4. Студенческие документы
Составить протокол заседания профбюро студентов вашего вуза о предоставлении путевок

УО «Белорусский государственный экономический университет»

ПРОТОКОЛ № 1

от 13.12.2009
О предоставлении путевок
Цель - согласовать список студентов, получающих путевки.
Состав участников:
1. Председатель заседания - проректор по организационным и правовым вопросам Сиваков Юрий Леонидович;
2. Секретарь собрания - Вильтовская Ольга Дмитриевна;
1. Секретарь инстит. орг. БРСМ - Манголова Анна Геннадьевна.
Члены профбюро
1. Ткаченко Мария Николаевна (гр. 60402)
2. Гражинская Наталья Анатольевна (гр. 70401)
3. Сотникова Александра Сергеевна (гр. 70601)
4. Маслович Мария Александровна (60201)
5. Осипов Павел Владимирович (гр. 70901)
6. Пасовец Анна Сергеевна (гр. 70002)
7. Жук Алеся Владимировна (гр. 60002)
8. Гречко Станислав Анатольевич (гр. 60101)
9. Коржова Екатерина Дмитриевна (гр. 60403)
Повестка дня:
Определение списка студентов, наиболее достойных для предоставления путевок.

В результате рассмотрения и отбора претендентов на путевки общим голосованием отобраны следующие студенты:

1. Рыбалко Елизавета Владимировна (гр. 70201)
2. Куделко Илья Владимирович (гр. 70702)
3. Рыбакин Артем Андреевич (гр. 70803)
4. Вашкевич Марина Владимировна (гр. 60204)
5. Гапчий Наталья Юрьевна (гр. 60702)
6. Сизенок Вероника Васильевна (гр. 60801)
7. Микуло Анна Михайловна (гр. 60201)

Председатель заседания Ю.Л. Сиваков

Секретарь собрания О. Д. Вильтовская

5. Распорядительные документы

5.1. Приказы по основной деятельности

В целях совершенствования работы с документами ООО «Рост» и обеспечения их сохранности подготовить приказ о введении в действие Инструкции по документационному обеспечению управления с 05.10.2009 г., ответственным назначить секретаря-референта. Всем структурным подразделениям и сотрудникам руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции. Начальнику отдела копирования обеспечить тиражирование Инструкции и передачу в структурные подразделения. Самостоятельно дополнить недостающими данными.

ПРИКАЗ

«1 » октября 2009 г. № 73

О введении в действие Инструкции под документационному обеспечению управления

В целях совершенствования работы с документами ООО «Рост» и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Всем структурным подразделениям и сотрудникам руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по документационному обеспечению управления (далее Инструкция)
2. Начальнику отдела копирования Иванову И.И. обеспечить тиражирование Инструкции и передачу в структурные подразделения
3. Ответственным за выполнением приказа назначить секретаря-референта Петрову А.И.
4. Действие Инструкции установить с 05.10.2009 г.

Директор ООО «Рост» Евтуховский В.В.
5.2. Приказы по личному составу

Составить сводный приказ по АО «Сервис» и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно:
1) о награждении ценным подарком Курагина А.И., специалиста первой категории отдела маркетинга, за длительную и добросовестную работу и в связи с 50-летием со дня рождения. Основание: представление начальника отдела маркетинга (ст. 193 ТК);
2) увольнении Голубева Ю.Р., заместителя директора по охране труда, 07.08.200Х за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей, выразившееся в отсутствии надлежащего контроля за соблюдением правил техники безопасности, повлекшее физический ущерб работников. Основание: акт о расследовании несчастного случая (п. 1 ст. 47 ТК);
3) предоставлении отпуска Найденовой Н.Ф., главному специалисту отдела маркетинга, с 05.08.200Х без сохранения заработной платы на 14 календарных дней, имеющей двух детей в возрасте до четырнадцати лет. Основание: заявление Найденовой Н.Ф. (ст. 189—190 ТК).



Государственный герб
Республики Беларусь

Акционерное общество «Сервис»

ПРИКАЗ
05.08.2009 № 19-к
г. Минск

О награждении ценным подарком Курагина А.И.,
увольнении Голубева Ю.Р., предоставлении
отпуска Найденовой Н.Ф.

В целях поощрения и мер наказания личного состава
ПРИКАЗЫВАЮ:
§ 1. наградить ценным подарком Курагина А.И., специалиста первой категории отдела маркетинга, за длительную и добросовестную работу и в связи с 50-летием со дня рождения.

Основание: представление начальника отдела маркетинга (ст. 193 ТК).
С приказом ознакомлен Подпись Курагин А.И.
05.08.2009
§ 2. уволить Голубева Ю.Р., заместителя директора по охране труда, 07.08.2009 за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей, выразившееся в отсутствии надлежащего контроля за соблюдением правил техники безопасности, повлекшее физический ущерб работников.

Основание: акт о расследовании несчастного случая (п. 1 ст. 47 ТК).
С приказом ознакомлен Подпись Голубева Ю.Р.
05.08.2009

§ 3. Предоставить отпуск Найденовой Н.Ф., главному специалисту отдела маркетинга, с 05.08.2009 без сохранения заработной платы на 14 календарных дней, имеющей двух детей в возрасте до четырнадцати лет.

Основание: заявление Найденовой Н.Ф. (ст. 189—190 ТК)..
С приказом ознакомлена Подпись Найденова Н.Ф
05.08.2009

Генеральный директор АО Подпись В.С.Хузеев

Начальник отдела кадров
Подпись И.В.Прокопчина
05.08.2009

Начальник отдела маркетинга
Подпись С.П.Аланов
05.08.2009

Главный бухгалтер
Подпись Т.Г.Демидова
05.08.2009

Юрисконсульт
Подпись Ю.А.Кладниченко
05.08.2009

Коммерческий директор
Подпись А.П.Хворостов
05.08.2009




Записи в трудовой книжке

Согласно глава 5 инструкции о порядке ведения трудовых книжек занесение сведений о награждениях и поощрениях в раздел "Сведения о награждениях и поощрениях" трудовой книжки работника вносятся сведения о поощрениях, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка (например, объявление благодарности, награждение ценным подарком и др.).
В графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование нанимателя; ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 ставится дата награждения или поощрения; в графе 3 записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением; в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).


АО «Сервис» 1. 1 07.08.2009
Награжден директором по представлению начальника отдела маркетинга ценным подарком (наручные часы) 4. на основании приказа от 05.08.2009 № 19-к
Запись об увольнении в трудовой книжке работника производится с соблюдением следующих правил: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 - дата увольнения; в графе 3 - причина увольнения и ссылка на правовую норму; в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись, - приказ (распоряжение).
1. 1 07.08.2009
Уволен за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей, выразившееся в отсутствии надлежащего контроля за соблюдением правил техники безопасности, повлекшее физический ущерб работников.
Основание: акт о расследовании несчастного случая (п. 1 ст. 47 ТК) 4. на основании приказа от 05.08.2009 № 19-к 6. Справочно-информационные документы

Составить справку о размере заработной платы работника кредитного отдела «Вестбанк» для предоставления в детский сад. Остальные данные предоставить самостоятельно
Приложение
к постановлению
Министерства труда
и социальной защиты
Республики Беларусь
27.10.2006 № 131

Типовая форма

Реквизиты бланка
(угловой штамп)

СПРАВКА
о размере заработной платы (денежного довольствия)

__15.10.2009_ № _19_
(дата)
___ОАО «Вестбанк»_____
(место выдачи справки)

Адресат _________________

__Самойлов Владимир Андреевич_______________________________работает (проходит
(фамилия, имя, отчество)
военную службу,службу)в_________ ОАО «Вестбанк»_____________________
(полное наименование организации)
в должности (воинской должности,профессии)___специалист кредитного__
(наименование должности,
___________отдела___________________________________________________
воинской должности, профессии)
Заработная плата (денежное довольствие)
____________Самойлова В.А.__________________________________________
(фамилия, инициалы)
составила:

----T----T----T----T----T----T-----T----T----T-----T-----T----T-----
¦Год¦Ян- ¦Фев-¦Март¦Ап- ¦Май ¦Июнь ¦Июль¦Ав- ¦Сен- ¦Ок- ¦Но- ¦ Де- ¦
¦ ¦варь¦раль¦ ¦рель¦ ¦ ¦ ¦густ¦тябрь¦тябрь¦ябрь¦кабрь¦
+---+----+----+----+----+----+-----+----+----+-----+-----+----+-----+
¦2008¦350000¦355000¦358000¦359000¦370000¦380000¦380000¦370000¦390000 ¦400000 ¦410000¦420000 ¦
L---+----+----+----+----+----+-----+----+----+-----+-----+----+------

Всего___454 200 (четыреста пятьдесят четыре тысячи двести)__рублей.
(цифрами и прописью)

Справка выдана по состоянию на «15» _октября_____ _2009_ г.
Срок действия справки не ограничен.

Руководитель _______________ ___________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
М.П.
Главный бухгалтер _______________ ___________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
7. Документы, входящие в состав личного дела

Перечислить документы, входящие в состав личного дела. Составить заявление о переводе на другую работу служащего (руководителя или специалиста) по вашей будущей специальности. Оформить необходимые визы и резолюцию.


При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
- внутренняя опись документов личного дела;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- личный листок по учету кадров;
- автобиография;
- копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
- заявление о приеме на работу;
- копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).


ОАО «Фалексан» Директору ОАО "Фалексан"
Орлову Б.В.
экономиста по маркетингу
Павловой В.В.

Заявление Резолюция
руководителя

10.08.2009

Прошу перевести меня на должность экономиста в Планово-экономический отдел, в связи с уходом на пенсию Титовой Е.И.

Подпись В.В.Павлова

В дело 00-00
Подпись
Дата

8. Деловое письмо

Составить письмо-отказ в адрес АО «Мираж»: из-за отсутствия необходимой копировальной техники на складах предприятия (РУП «Оргтехника») просьбу АО «Мираж» об изменении сроков поставки данного оборудования выполнить не можем: копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре».


Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.
Характер информации делового письма обычно предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе, т. е. в деловой переписке действует принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции.


РУП «Оргтехника»

Настоящим письмом отвечаем на вашу просьбу об изменении сроков поставки копировальной техники. Из-за отсутствия необходимой копировальной техники на складах предприятия (РУП «Оргтехника») просьбу АО «Мираж» об изменении сроков поставки данного оборудования выполнить не можем: копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре».

С уважением, заместитель директора РУП «Оргтехника»
Иванов К.П.
9. Переписка с иностранным корреспондентом

Составить письмо но вопросам завершения выполнения контрактных обязательств: Уважаемые господа, настоящим письмом сообщаем вам, что мы завершаем выполнение контрактных обязательств по нашему контракту на строительство тепловой электростанции в вашей стране и проводим подготовительные работы по отправке в Беларусь части строительного оборудования и неиспользованных материалов, ввезенных в вашу страну на условиях .
Часть оборудования и материалов мы намерены продать в вашей стране. В связи с тем, что вы выразили желание иметь право первого выбора при покупке нашего строительного оборудования, направляем вам его перечень, а также перечень материалов, которые мы хотели бы продать в вашей стране.
В ценах учтена амортизация оборудования, в них не входят импортные пошлины.
Осмотр оборудования и материалов может быть произведен в любое удобное для вас время.
С уважением
Адрес: RICHARDSON GMBH 6080 Gross-Genau
Germany
Недостающую информацию указать самостоятельно.


RICHARDSON GMBH 6080 Gross-Genau
Germany
10 декабря 2009

Уважаемые господа, настоящим письмом сообщаем вам, что мы завершаем выполнение контрактных обязательств по нашему контракту на строительство тепловой электростанции в вашей стране и проводим подготовительные работы по отправке в Беларусь части строительного оборудования и неиспользованных материалов, ввезенных в вашу страну на условиях .
Часть оборудования и материалов мы намерены продать в вашей стране. В связи с тем, что вы выразили желание иметь право первого выбора при покупке нашего строительного оборудования, направляем вам его перечень, а также перечень материалов, которые мы хотели бы продать в вашей стране.
В ценах учтена амортизация оборудования, в них не входят импортные пошлины.
Осмотр оборудования и материалов может быть произведен в любое удобное для вас время.
С уважением, Ковалева В.В.
Менеджер.


10. Организация и анализ делопроизводства

11. Составить схему технологического процесса создания акта проверки по следующей форме:
Маршрут движения документа
№ п/п Операции Исполнители Руководитель Председатель комиссии Члены комиссии Специалисты отделов 1 Издание распорядительного документа (основание) ? 2 Распределение обязанностей членов комиссии ? 3 Непосредственное выполнение проверки ? ? 4 Регистрация результатов ? 5 Составление заключения ? ? 6 Согласование ? ? ?
11. Теле-, видео-, конференцсвязь

Конференцсвязь, как средство коммуникации, занимает лидирующее положение на рынке высоких технологий для бизнеса. Это и не удивительно – в условиях жесткой конкуренции преимущество получает тот, кто быстрее приспосабливается к меняющимся условиям ведения бизнеса, принимая оперативные решения, и соответствует конъюнктуре рынка.
Таким образом, реалии таковы, что успех компании напрямую зависит от ее технической оснащенности – владения конференцсвязью в частности – для оперативного реагирования на изменение рыночных условий.
Актуальность конференц-продуктов подтверждается большим спросом на них тех компаний, которые работают на перспективу и стремятся к лидерству в выбранном сегменте рынка. Конференцсвязь (видео- и аудио конференц связь) – незаменима для принятия коллегиальных решений в ходе проведения деловых встреч, совещаний с большим количеством людей.
Эффект "живого" общения создают видеоьзсовещания, дополняя решения телефонной конференц-связи. Они позволяют увидеть собеседника, оценить его реакцию. Например, иногда руководству очень важно "видеть и слышать", как краснеет "разносимый" сотрудник.
Можно выделить две принципиально разных технологии организации видео-конференц-совещаний: совещание двух человек - соединение "точка-точка", и совещание более чем двух человек - "точка-многоточка". В первом случае достаточно знать номер телефона и иметь минимальный набор оборудования. Во втором - система предоставляет широкий набор сервисов и отраслевых решений, которые заслуживают отдельного разговора.
В обоих случаях развертывание подобных систем влияет на бизнес-процессы компании и требует тщательной проработки, как технических вопросов (требований к корпоративной сети), так и направлений взаимодействий внутри компании.
В фундаменте любой системы видео-конференц-связи лежит корпоративная телекоммуникационная сеть. Цифровые сети могут использовать самые разные технологии, включая ISDN (PRI и/или BRI), IP, Frame Relay и ATM. Системы видео-конференц-связи работают по протоколам H.323 в IP сетях и H.320 в сетях ISDN. В настоящее время в оборудовании появилась поддержка протокола SIP для работы по сетям IP. Шлюзы обеспечивают функционирование системы видео-конференц-связи на разнородных IP/ISDN сетях. В общем виде структурная схема соединения "точка-многоточка" представлена на рисунке.


Когда в конференции участвует более двух абонентов, необходимо специализированное устройство организации и система управления сеансами видео-конференц-связи. Некоторые абонентские системы имеют встроенный сервер видео-конференц-связи MCU для проведения простейших многоточечных конференций. Однако если необходимо организовать несколько управляемых многоточечных конференций с большим числом участников, используются отдельно стоящие устройства. Они поддерживают несколько одновременных конференций, в каждой из которых участвует определенное количество человек. Среди дополнительных функций MCU следует выделить "транскодинг", позволяющий абонентам с разными характеристиками соединения (частота кадров, скорость соединения, аудио и видео-алгоритмы, разрешение) прозрачно взаимодействовать друг с другом. Также MCU дает возможность управлять текущими сеансами видео-конференц-связи. Возможность видеосвязи обеспечивают видеокодеки. Эти устройства входят в состав абонентского комплекта и осуществляют компрессию/декомпрессию видео- и аудиопотоков. Средства отображения аудиовизуальной информации включают в себя мониторы, телевизоры, плазменные панели, проекторы, усилители звука, звуковые колонки. Для полноценного функционирования системы необходимо дополнительное оборудование: документальная камера, средства воспроизведения и записи аудиовизуальной информации, система "озвучивания" помещения, дополнительное осветительное оборудование, оборудование управления, рабочее место администратора, средства интеграции с другими системами инженерного обеспечения здания.
Однако все рассмотренные выше варианты конференций не позволяют одновременно работать с документами и приложениями. Раньше данная проблема решалась построением различных систем удаленного доступа к документам. При этом использовались уже существующие системы доступа к ресурсам. Но как показывает практика, они не всегда достаточно гибки и «дружественны» для пользователей.
Нередко участникам до начала совещания необходимо ознакомится с документами, подготовить комментарии, дополнения и пр. Кроме того, в процессе обсуждения необходимо вносить правку, сохранять изменения, передавать управление документом другим участникам конференции. Эти задачи трудно решить стандартными ресурсами сетевого управления, не говоря уже о "привязке" аудио- и видеоряда к определенному месту документа.
Важность одновременной работы с приложениями вполне может подтвердить следующий пример. Один из заказчиков повседневно использует в работе AutoCAD для проектирования инженерных систем. Однако передача по корпоративной сети больших объемов информации заметно снижает ее производительность и достаточно трудоемка. Также существует возможность "откатится" к одному из предшествующих этапов обсуждения.
Во многих организациях активно используются различные формы чатов и web-пейджинга (самая известная среди них - ICQ). Это обусловлено тем, что такой вид общения существенно экономит время. Поэтому данный функционал необходим в системе конференц-связи.
Корпоративные сети имеют ограниченный объем ресурсов и процесс их загрузки желательно планировать. Поскольку количество одновременно организованных конференций ограничено. Под каждую конференцию должны выделяться ресурсы сервера видео-конференц-связи, место на серверах, обеспечиваться доступ к приложениям и документам. Однако иногда необходимость провести конференцию возникает спонтанно. Такие случаи должны быть предусмотрены.
Цикл проведения видеоконференции
Как правильно определить требования к корпоративной сети и определить нагрузку? На какое суммарное количество пользователей должна быть рассчитана система? Для начала лучше получить статистику с телефонной станции для аудио-конференций о том, как часто вы пользуетесь услугами конференц-связи, как используются ресурсы корпоративной сети, каково распределение нагрузки на нее, насколько часто проводятся междугородние и международные переговоры. Если подобной статистики нет, можно применить формулу: одна лицензия на двадцать сотрудников. А в последствии вносить необходимые корректировки.
Вариант реализации мультимедийного взаимодействия на базе оборудования Meeting Place
Решение о необходимости создания видео-конференц-связи можно принять, ответив на следующие вопросы:
1. Сколько сотрудников участвует в конференции одновременно?
2. Сколько абонентов видео-конференц-связи одновременно должны быть представлены в центральной части экрана?
3. Схема/топология сети передачи данных между всеми точками, в которых планируется установка система видеоконференцсвязи.
o Какова пропускная способность каналов связи между точками/центральной точкой и удаленными точками подключения?
o Какие протоколы передачи данных используются на сетевом и канальном уровнях? Какой тип активного сетевого оборудования (производитель, модель) используется?
4. Характеристика помещений (конференц-залов), в которых планируется установка абонентских комплектов ВКС.
o Существует ли, или требуется установить новое оборудование для организации отображения видеоинформации (проектор, экран или телевизор)?
o Существует ли, или требуется установить оборудование акустической системы?
o Есть ли специфические требования к оборудованию залов в каждой точке?
o Требуется ли интеграция с каким-либо существующим оборудованием, например системой селекторных совещаний?


Список использованных источников
1. http://www.ot.ru/facilities_vks.html - видеоконцеренцсвязь
2. Методические указания по применению государственного стандарта СТБ 6.38-2004/Авт.разр. Э.Н. Давыдова и др. - Минск: БелНИИДАД, 2005
3. Паневчик В.В., Акулич В.В., Некраха СВ. Делопроизводство. Докумен-тационное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. пособие/ под редакцией В.В.Паневчика - Минск: БГЭУ, 2008. - 318с.
4. Паневчик В.В., Некраха СВ., Самодеева Н.В. Деловая переписка. Мн.: Дикта, 2005
5. СТБ 6.38-2004. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
6. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М. ПРИОР, 1996.
7. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифшщрованных форм/Рук. авт. коллект. Н.А. Капмоле и др. - Минск: БелНИИДАД, 2007



Скачать реферат




Если у вас появилось непреодолимое желание пожертвовать средства на развитие сайта или отблагодарить владельца за бесценный материал :), можете перевести любую сумму на кошелек R200818721914 или Z890150328460.

Яндекс.Метрика
© studlight 2011-2014