Главная Полезно Рефераты‹ Ссылки Статьи Контакты

Внимание!!!
Все материалы сайта защищены авторским правом, содержат на момент размещения не менее 60% оригинального текста. Материалы предназначены только для выполнения собственной студенческой работы. Любое воспрозведение или иное использование запрещено законом
Кроме того, просим терпимее относиться ко всем видам рекламы на сайте. Так как за счет её и существует наш проект. Спасибо за понимание и удачи вам в поиске нужной информации.
Деловая документация
Контрольная работа


Содержание


1. Группы (виды) организационно-распорядительной документации. Их краткая характеристика 2
2. Оформить реквизит «Визы». Документ согласован с юрисконсультом и начальником ОК. Фамилии, имена, отчества укажите самостоятельно 11
3. Претензионные письма по договорам поставки – состав реквизитов, порядок составления и оформления 12
Список использованных источников 13






1. Группы (виды) организационно-распорядительной документации. Их краткая характеристика

Организационно-распорядительный документ – это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».
В составе ОРД различаются три группы: организационные, распорядительные и справочно-информационные.
Организационно-распорядительной документации в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов.
Организационно-распорядительная документация (ОРД) - это совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления, которые подразделяются на следующие основные группы: организационные, распорядительные и информационно-справочные [3].
К организационным относятся документы, которые определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений. Это уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания и т.д.
Распорядительной документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средством передачи письменных указаний подчиненным учреждениям и конкретным лицам. Это постановления, решения, распоряжения, указания, приказы и т.д.
Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры и т.д.
К организационно-распорядительной документации относится также и документация по личному составу. Это характеристики, справки, личные карточки, заявления.
Перечень приведенных выше документов, входящих в систему ОРД, не является исчерпывающим. Отдельно следует выделить такой вид документа, как протокол, который сочетает в себе черты и распорядительного, и справочно-информационного документа.
Каждый из этих документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов, целевое назначение которых неоднозначно. Одни элементы содержат сведения, характеризующие явления, в подтверждение которых составлен документ, другие — несут информацию о самом документе, являясь его обязательными атрибутами [3].
В конкретной организации порядок составления организационно-распорядительных документов устанавливается инструкций по делопроизводству или инструкцией, излагающей порядок работы с документами.
Важной задачей делопроизводства является упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Этому в значительной степени и способствует создание стандартов унифицированной системы ОРД. Основные требования к оформлению документов базируются, прежде всего, на требованиях государственных стандартов, предъявляемых к унификации системы документации. Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, оформление машинописным способом отдельных реквизитов.
Единообразию в оформлении документов в организации помогает максимальная типизация и трафаретизация текстов. Следует отметить, что составители документов могут избрать и продольный вариант расположения постоянных реквизитов. В этом случае, создателю документа надо будет рассчитывать реквизиты, исходя из количества печатных знаков в рабочей строке. Унифицированная система ОРД носит межведомственный характер [8].
Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Текст устава предприятия можно разделить на шесть разделов: общие положения; организационное единство; регламент деятельности; финансово-материальная база; отчетная и ревизионная деятельность; порядок ликвидации и ответственность по делам организации. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами [6].
Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава [6].
Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида. Учредительный договор относится к учредительным документам юридического лица. В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным [7].
Положение. Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем. Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата [6].
Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности [4].
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по «вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений и их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от их подчиненности. В приказах текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу») [6].
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Преамбула может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и т.д.
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается в разрядку с новой строки от поля прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: «1. Создать рабочую группу в составе...» [6].
Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т. п. Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О наложении административного взыскания» и т. п. В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие:
НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ, УТВЕРДИТЬ и т. п.
Эти глаголы печатают прописными буквами. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество - строчными, затем указываются должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимают сотрудника. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска [6].
Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируют. Все дела, которые хранятся в учреждениях до 75-летнего возраста работающего, что обеспечивает возможность наведения справок, в соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Приказы оформляются на бланке приказа.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан [3]. Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия [6].
Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.
Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия [3].
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «РЕШИЛ» (РЕШИЛА, РЕШИЛО, РЕШИЛИ), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: «Совет директоров РЕШИЛ: ...».
В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (РЕШИЛ, РЕШИЛА, РЕШИЛО). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа (РЕШИЛИ) [6]. При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты. Распорядительная часть излагается пунктами.
Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Штатное расписание - один из основных видов организационных документов, который разрабатывается в соответствии с уставом предприятия. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.
Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы: организация работы предприятия; взаимные обязанности работников и администрации; предоставление отпусков; командирование сотрудников; внутриобъектный режим. Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.
Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция утверждается руководителем предприятия. Основные разделы текста должностной инструкции: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность.
Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:
1) с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта;
2) о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемые распорядительным документом, по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего, члены комиссий должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «о» («об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного: «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т. п. Некоторые виды актов требуют утверждения.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т. п. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись. Датой протокола является дата проведения заседания.
Характеристика - документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем. Реквизиты характеристики: наименование вида Документа, текст, подписи, дата, печать. Текст, как правило, состоит из двух частей: вводной (где указывается фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии) и основной (где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками). Завершающая фраза - «Характеристика выдана для предоставления». Характеристику подписывает руководитель предприятия, подпись заверяется печатью. Составляется в двух экземплярах.
Резюме — документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве, в настоящее время широко применяемый вид документа. Рекомендуемые реквизиты резюме: название вида документа, дата, фамилия, имя, отчество, почтовый адрес претендента, телефон, текст, подпись. Сначала пишется имя, отчество, фамилия, домашний адрес, телефон, дата рождения. Текст излагается по разделам: образование (сначала указывается высшее: какой вуз и когда закончили, полученная специальность; затем перечисляются в обратном порядке другие виды образования до года окончания школы), трудовая деятельность (перечень составляют с настоящего времени до момента окончания школы - в обратном порядке. Текст резюме не должен превышать двух страниц печатного текста.
Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения [3]. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Текст документа должен четко делиться на две части: констатирующей, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация и где излагаются предложения, просьбы.
Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
? в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
? во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
? в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации [7].


Задать вопрос                                                      


2. Оформить реквизит «Визы». Документ согласован с юрисконсультом и начальником ОК. Фамилии, имена, отчества укажите самостоятельно

«Визы согласования документа» (визы) - реквизит, включающий в себя личную подпись специалиста и дату оценки документа. При необходимости указывают должность и расшифровку подписи визирующего.
При наличии у визирующего замечаний или возражений по содержанию документа виза включает в себя указание на это.

Начальник юридического
отдела Петроченко В.А.
подпись
25.01.2011
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела кадров
Иванов К.Л.
Подпись
25.01.2011



Задать вопрос                                                      


3. Претензионные письма по договорам поставки – состав реквизитов, порядок составления и оформления

Четких требований к претензионным письмам нет. Приведем примерный перечень основных реквизитов претензии, использование которых придаст претензии юридическую силу:
1. В претензии следует точно указать наименование и основные данные её адресата.
2. Сообщите аналогичную информацию о себе.
3. Такие наименования, как требование, запрос, сообщение, уведомление вполне допустимы. Учитывать следует лишь одно – назвав документ каким-то иным способом, затем при возникновении в суде необходимости подтвердить соблюдение претензионного порядка, можно столкнуться с рядом трудностей!
4. С точки зрения юридической техники не вполне корректно начинать претензионное письмо с указания требований к должнику. Более верным будет начать письмо с напоминания об обстоятельствах, при которых между сторонами возникли правоотношения. Например, сослаться на дату и № соответствующего договора. И лишь затем указать на факт нарушения договора поставки и изложить имеющиеся требования. Заметим, что требования также следует сформулировать предельно конкретно и точно. А если они носят денежный характер, уместно представить подробный расчет. В ряде судебных споров кредитору было отказано в удовлетворении его требований именно по причине отсутствия такого расчета. Не следует забывать сослаться на соответственную норму закона и пункт договора, обосновывающие ваши требования.
Можно также рекомендовать дополнить претензию заверенными копиями тех документов, которые подтверждают наше требование и при этом отсутствуют у самого должника.
Претензию необходимо предъявить в разумные сроки, если более точные временные рамки не определены законом или договором.
Нужно помнить, что время, которое будет затрачено на урегулирование споров включается в срок исковой давности и, соответственно, поглощает его часть. Поэтому, не следует быть чересчур поспешным, но и не терять времени зря.


Список использованных источников

1. Методические указания по применению государственного стандарта СТБ 6.38-2004/Авт.разр. Э.Н. Давыдова и др. - Минск: БелНИИДАД, 2005
2. Паневчик В.В., Акулич В.В., Некраха СВ. Делопроизводство. Докумен-тационное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. пособие/ под редакцией В.В.Паневчика - Минск: БГЭУ, 2008. - 318с.
3. Паневчик В.В., Некраха СВ., Самодеева Н.В. Деловая переписка. Мн.: Дикта, 2005
4. СТБ 6.38-2004. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
5. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М. ПРИОР, 1996.
6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифшщрованных форм/Рук. авт. коллект. Н.А. Капмоле и др. - Минск: БелНИИДАД, 2007




Скачать реферат




Если у вас появилось непреодолимое желание пожертвовать средства на развитие сайта или отблагодарить владельца за бесценный материал :), можете перевести любую сумму на кошелек R200818721914 или Z890150328460.

Яндекс.Метрика
© studlight 2011-2014